Informační memorandum o zpracování osobních údajů.

Tyto informace o zpracování osobních údajů. Poskytují informace dle zákona č. 110/2019 Sb., Zákon o zpracování osobních údajů (dále jen „ZOU“) a Nařízení (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“). 

Vážíme si spolupráce a důvěry se kterou nám své osobní údaje poskytujete, a proto při jejich zpracování dbáme na jejich bezpečnost, nezpracováváme více osobních údajů, než je nezbytně nutné a uchováváme je po nezbytně nutnou dobu. V následujícím textu najdete pravidla, podle kterých se řídíme, důvody, pro jaké účely zpracováváme osobní údaje, jak k osobním údajům přistupujeme a kdo k Vaším osobním údajům má přístup.

Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem Vaším osobních údajů je společnost GDPR Support s.r.o., IČ: 09268120, Kmochova 3163/18, 400 11 Ústí nad Labem, vedená u Krajského soudu v Ústí nad Labem pod spisovou značkou C 40614 (dále jen „správce“).

Správce je také vlastníkem a provozovatelem domény „gdpr-support.cz“.

Kde nás najdete a jak nás kontaktujete?

Kontaktovat nás můžete také na telefonu 775 727 755, nebo e-mailem info@gdpr-support,cz.

Důležité pojmy dle GDPR

Správce, v tomto případě GDPR Support s.r.o. je subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za ně. Zpracováním osobních údajů může správce zmocnit nebo pověřit zpracovatele, pokud zvláštní zákon nestanoví jinak.

Zpracovatel, fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce

Hlavní provozovna, a) v případě správce s provozovnami ve více než jednom členském státě místo, kde se nachází jeho ústřední správa v Unii, ledaže jsou rozhodnutí o účelech a prostředcích zpracování osobních údajů přijímána v jiné provozovně správce v Unii a tato jiná provozovna má pravomoc vymáhat provádění těchto rozhodnutí, přičemž v takovém případě je za hlavní provozovnu považována provozovna, která tato rozhodnutí přijala; b) v případě zpracovatele s provozovnami ve více než jednom členském státě místo, kde se nachází jeho ústřední správa v Unii, nebo pokud zpracovatel nemá v Unii žádnou ústřední správu, pak ta provozovna zpracovatele v Unii, kde probíhají hlavní činnosti zpracování v souvislosti s činnostmi provozovny zpracovatele, v rozsahu, v jakém se na zpracovatele vztahují specifické povinnosti podle tohoto nařízení.

Osobní údaj, veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Zpracování, jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Profilování, jakákoli forma automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k fyzické osobě, zejména k rozboru nebo odhadu aspektů týkajících se jejího pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, spolehlivosti, chování, místa, kde se nachází, nebo pohybu.

Evidence, jakýkoliv strukturovaný soubor osobních údajů přístupných podle zvláštních kritérií, ať již je centralizovaný, decentralizovaný, nebo rozdělený podle funkčního či zeměpisného hlediska.

Služba informační společnosti, služba ve smyslu čl. 1 odst. 1 písm. b) směrnice (EU) 2015/1535 (19).

Dozorový úřad, nezávislý orgán veřejné moci zřízený členským státem.

Zásady zpracování

– Osobní údaje jsou zpracovávány korektně, zákonným a transparentním způsobem pro konkrétní výslovně vyjádřené účely.
– Osobní údaje jsou zpracovány v přiměřené, relevantní a omezené míře ve vztahu k účelu, ke kterému jsou zpracovány.
– Jsou přijata opatření, aby osobní údaje byly přesné a v případě potřeby aktualizované.
– Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou ve vztahu ke konkrétnímu účelu zpracování.
– Zpracování osobních údajů je zabezpečeno adekvátním způsobem přiměřené účelu zpracování, tak aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem rizikům včetně zavedení dostatečných organizačních a technických opatření, tak aby byla zachována integrita a důvěrnost.
– Srozumitelně informujeme o zpracování vašich osobních údajů

Jakým způsobem Vaše osobní údaje zpracováváme?

Společnost zpracovává osobní údaje manuálně i automatizovaně v rámci našeho elektronického objednávkového a rezervačního systému.

Nedochází k automatizovanému vyhodnocování ani profilování.

Osobní údaje mohou být zpřístupněny oprávněným zaměstnancům správce, pokud je to nezbytné k plnění smluvního vztahu a pokud je to nezbytně nutné k plnění jejich pracovních a smluvních povinností, a to vždy jen v nezbytném a omezeném množství.

Osobní údaje mohou být zpřístupněny zpracovatelům, s nimiž má správce uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů a případně dalším osobám v souladu se zákonem a nařízením EU.

Zpracování osobních údajů je zabezpečeno adekvátním způsobem přiměřeně účelu zpracování, tak aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem rizikům včetně zavedení dostatečných organizačních a technických opatření, tak aby byla zachována integrita a důvěrnost.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Jako Správce zpracováváme údaje, které nám sami poskytnete. Jde o údaje poskytnuté vyplněním některého z formulářů na webových stránkách, zaslané e-mailem, nebo telefonem.

Jde zejména o jméno, příjmení, adresa, e-mail, telefon, termíny a druhy cvičení a rezervací, způsobilost k cvičení, případně další údaje vzešlé z komunikace. Dále pak číslo účtu, datum a výši provedené platby.

Aktuální seznam zpracovávaných osobních údajů najdete na našich stránkách v aktuálním informačním memorandu.

Co jsou „cookies“

Správce na svých internetových stránkách používá „cookies“, které se ukládají na počítači návštěvníka a automaticky jej při další návštěvě poznají. Cookies umožňují například přizpůsobit webové stránky zájmům subjektu údajů nebo uložit uživatelské jméno, které pak nemusí být znovu pokaždé zadáváno. V případě, že subjekt údajů nechce, aby byl jeho počítač rozpoznán, je nutno upravit nastavení internetového prohlížeče takovým způsobem, aby došlo k odstranění cookies z pevného disku počítače, cookies zablokovat nebo nastavit upozornění před uložením cookie.

Pro jaké účely, po jakou dobu osobní údaje zpracováváme?

Zpracování osobních údajů provádíme zejména za účelem uzavření smlouvy a plnění smluvních povinností a vést i s tím související komunikaci s Vámi. Za tímto účelem, zpracováváme tyto běžné osobní údaje: jméno, příjmení, titul, IČO, adresa, e-mail, telefon, způsobilost k cvičení, poskytované nebo odebírané služby, smluvní dokumenty. V případě našich trenéru to pak mohou být: kvalifikace, oprávnění, způsobilosti. Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, maximálně dva roky po jeho ukončení.

Po skončení smluvního vztahu, mohou pak některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností nebo pro účely oprávněného zájmu.

Dále zpracováváme Vaše osobní údaje pro splnění právních povinností. Zejména pak vedení účetnictví, plnění daňových povinností a dalších právních předpisů. Za tím to účelem zpracováváme zejména tyto údaje: jméno, příjmení, titul, IČO, adresa, číslo účtu, datum a výši provedené platby, čerpané a poskytnuté služeb (termíny a druhy cvičení, rezervace a další). Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu trvání stanovenou daným právním předpisem, maximálně však dva roky po ukončení takové povinnosti.

Dále můžeme zpracovávat osobní údaje pro účely ochrany našich oprávněných zájmů. Oprávněný zájem může pokrývat celou řadu situací. Proto vás informujeme o oprávněných zájmech, pro které osobní údaje zpracováváme. Oprávněným zájmem je ochrana a prokázání našich práv a právních nároků, zejména z uzavřených smluv anebo způsobené újmy. Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje maximálně po pěti let po ukončení smluvní spolupráce nebo našeho posledního kontaktu, pokud k uzavření smlouvy nedošlo. Tato lhůta je stanovena vzhledem k promlčecím lhůtám nároků se zohledněním toho, že se o případném u soudu uplatněném nároku nemusíme dozvědět hned v okamžiku jeho uplatnění druhou stranou. Pro tyto účely jsou uchovávány údaje ze smluv a naší vzájemné komunikace.

Oprávněným zájmem je dále přímý marketing a nabídka služeb. Pro zasílání obchodních sdělení budeme zpracovávat tyto osobní údaje našich klientů: jméno, příjmení, e-mail. Zasílání obchodních sdělení se řídí zákonem 480/2004 Sb., a přijímání těchto sdělení můžete kdykoliv jednoduchým způsobem ukončit kliknutím na odkaz v mailu uvedený.

Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat. Pokud ovšem některé vaše osobní údaje zpracováváme i na základě jiného právního titulu, budeme pro tyto účely osobní údaje zpracovávat i po odvolání vašeho souhlasu, protože k takovým konkrétním účelům souhlas nutný není.

Kdo další zpracovává Vaše osobní údaje?

Se zpracovateli máme uzavřené písemné smlouvy, ve kterých je sjednáno plnění povinností v oblasti ochrany osobních údajů, aby vaše údaje zůstaly v bezpečí.

Aktuální seznam takových zpracovatelů Vám poskytneme na vyžádání. K datu sepsání tohoto informačního memoranda jsou našimi zpracovateli:

Calendly LLC, poskytující službu informační společnosti.

Osobní údaje mohou být zpřístupněny i příslušným správním orgánům, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon (zejména pak v případě provádění kontroly, při které je daný orgán oprávněn předložení osobních údajů vyžadovat, nebo orgánům činným v trestním řízení).

Jaká máte práva a povinnosti v souvislosti se zpracováním osobních údajů?

Subjekt je povinen správci poskytnout pouze pravdivé a přesné osobní údaje a informovat o jejich změně.

Subjekt je povinen správci poskytnout ověření poskytnutých údajů.

Subjekt má práva od správce požadovat přístup k jeho osobním údajům.

Subjekt má právo na opravu poskytnutých osobních údajů.

Subjekt má právo na výmaz poskytnutých osobních údajů.

Subjekt má právo na omezení zpracování osobních údajů.

Subjekt údajů má právo na přenositelnost údajů.

Subjekt údajů má právo vznést námitku.

Pokud je ke zpracování osobních údajů nutný souhlas subjektu, může jej tento kdykoli odvolat, dle pravidel uvedených níže.

Svá práva může subjekt uplatnit:

E-mailem: z jehož byl souhlas poskytnut nebo byl zadán při registraci a je ve správě žadatele. Může být požadováno případné další ověření identity žadatele.

Poštovní zásilkou (podpis musí být úředně ověřen).

Subjekt údajů (uživatel), má právo podat stížnost u dozorového úřadu, a to v případě, že se domnívá, že zpracováním osobních údajů spolkem dochází k porušení právních předpisů o ochraně osobních údajů. Stížnost můžete podat u dozorového úřadu – Úřadu na ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Povinnosti správce

Správce má právo na ověření pravdivosti a přesnosti poskytnutých osobních údajů.

Správce je povinen subjektu údajů poskytnout informace o rozsahu a způsobu poskytnutých osobních údajů, pokud o to subjekt požádá. Správce tak učiní neprodleně nejpozději do 30 pracovních dnů.

Správce má právo v případě opakovaných a nedůvodných žádostí jejich poskytnutí zpoplatnit.

Správce poskytne informace v elektronické formě, pokud subjekt údajů nepožádá jinak.

Informace na závěr

V případě, že budete mít další dotazy ke zpracování vašich osobních údajů, můžete nás kontaktovat na e-mailu info@gdpr-support.cz. Zprávou na tento mail nebo zasláním písemného požadavku na naši adresu uvedenou v tomto dokumentu, můžete také přímo uplatnit vaše práva

Znění Informací o zpracování osobních údajů může správce změnit či doplňovat.

Veškeré zde uvedené informace mají informativní charakter a nemusí být vždy úplné nebo přesné.

Aktuální znění tohoto dokumentu naleznete vždy na stránkách www.gdpr-support.cz.

Tyto informace o zpracování osobních údajů, jsou součástí všeobecných obchodních podmínek.

Tento dokument nabývá účinnosti dnem zveřejnění 1.1.2020